CONFIGURACIÓN

Introducción

El módulo de configuración tiene como objetivo delimitar y administrar el acceso a los diferentes módulos y secciones con los que cuenta el sistema, así como realizar la configuración a nivel seguridad del mismo.

Sucursales.

Permite configurar los datos generales de las sucursales contratadas, así como él  almacén correspondiente. Al ingresar se visualizarán todas aquellas que se tengan contratadas, contando con filtros de búsqueda, las opciones de detalle, editar y las ordenes que se generan por medio de las compras realizadas por los clientes en el Marketplace de e-Optics( servicio adicional)

• Detalle: Consulta de la información de la sucursal.
• Editar: Permite realizar la actualización de la información de la sucursal:

•      Generales: Edición del nombre de la Óptica, asignación del folio inicial para ventas y presupuestos y captura del responsable sanitario.
•      Domicilio: Actualización del domicilio de la sucursal, la cual se configura para que sea mostrada en los formatos de impresión.
•      Horarios: Asignación de los horarios para la atención de citas.
• Nota: La asignación de folios (letras)y series iniciales, debera ser mayor al último folio generado en su sistema. Aplica para ventas y presupuestos

Órdenes MP.  Se visualizán las ordenes que se han generado por medio de una venta realizada en el MarketPlace de e-Optics, cada una cuenta con la opción de detalle, para consultar la información de la misma.

Al ingresar al detalle,se visualizará la información del pedido, asi como las diferentes acciones a realizar dependiendo del estatus en que se encuentren.

• Pendiente de pago: Pedido generado y con el pago pendiente por parte del cliente.
• Pagado: Pedido pagado.
• Enviado: Pedido enviado al cliente por paqueteria u algún otro medio.
• Entregado: Pedido entregado al cliente en sucursal.
• Cancelado: Pedido cancelado por la sucursal.

Las ordenes con el estatus "pendiente de pago", contarán con las opciones de:

• Cambiar a pagado.
• Cancelar orden

Las ordenes con el estatus  de "pagado", contarán con las opciones de:

• Cambiar estatus a entregado.
• Cancelar orden.

Las ordenes con el estatus  de "enviado", contarán con las opciones de:

• Cambiar a entregado.
• Cancelar orden.

Las ordenes con el estatus  de "entregado", contarán con la opción de:

• Cancelar orden.

Para mayor información de la funcionalidad del MP, consultar el manual de usuario.

Almacenes.

Permite crear, consultar y editar los almacenes que sean requeridos, estos son espacios fisicos donde sera almacenada la mercancia y al cual se puede asignar inventario y posteriormente realizar un traspaso a las diferente sucursales.

Cada registro contará con opcion de:

Editar: Permite realizar una modificación en un registro previo (descripción del almacén, ubicación, y estatus)

Nuevo alamacén

Permite crear un nuevo registro, el proceso es el siguiente:

• Descripción: Ingresar el nombre del almacén
• Ubicación: Lugar donde se encuentra.
• Estatus: Activo o Inactivo
• Guardar.

Usuarios.

Permite crear, consultar y editar los usuarios que operan el sistema. En la ventana principal se mostrará los usuarios que se han dado de de alta, contando con filtros para generar una búsqueda personalizada. Asi como las acciones de:

Imprimir etiquetas: Permite la impresión de las contraseñas en código de barras. La funcionalidad permite agilizar la captura de la contraseña con ayuda de un lector de codigo de barras. NOTA: La funcionalidad esta limitada a contraseñas que incluyan solo letras mayúsculas y números.

Exportar a e excel: Información general del usuario y los permisos asigandos.

Cada uno de los registros cuenta con las opciones de:

• Detalle: Permite consultar el detalle de un usuario y sus permisos asignados.
• Editar: Permite actualizar los generales del usuario y sus permisos al sistema.
• Expirar contraseña: Permite expirar la contraseña, al realizar lo anterior el sistema mostrara en pantalla el nuevo password.

Nuevo usuario

Permite crear un nuevo registro, asi como asignar los permisos de acceso al sistema.

Generales: Datos generales del usuario, asignación del perfil, así como las siguientes opciones:

NOTA: En el campo llamado "usuario" se debera asignar el nombre con el cual el colaborador ingresará al sistema, ejemplo: jperez

• • Permitir acceso a multiples sucursales: Al seleccionar dicha opción, el usuario contara con el permiso de ingresar a las diferentes sucursales contratadas.
  • Acceso solo desde equipos autorizados, al seleccionar dicha opción, el usuario solo tendra acceso al sistema desde la computadora que se haya registrado como equipo autorizado.Clic aquí para consultar el proceso de configuración.
  • Acceso al sistema solo desde la sucursal: Opción disponible solo para clientes que cuenten con una red local, así como un instalador especial el cúal es un servicio adicional y con costo
  • Imagen: La primera opción se refiere a la foto del usuario, y la segunda corresponde al firma del optometrista, la cual se visualizará en el expediente del paciente y en el consentimiento informado para lentes de contacto.

• Permisos de acceso: Permiso que tendrá el usuario a los diferentes módulos del sistema, contando con la opción de lectura o de edición.
• Dashboard: Seccion que permite asignar que opciones de KPIs y gráficas estarán visibles en la pantalla principal del sistema al momento que el usuario ingrese.
• Comentarios.  Información del usuario.
• Horarios. Horarios del usuario.

Perfiles.

Permite crear, consultar y editar los perfiles que seran operados en el sistema. En la ventana principal se mostrará los perfiles que se han dado de de alta, contando con filtros para generar una búsqueda personalizada. Asi como las acciones de:

• Detalle: Información de los permisos asignados.
• Editar: Permite realizar la actualización de los permisos asignados al perfil.

Nuevo perfil.

Permite crear un nuevo registro, asi como asignar los permisos de acceso al sistema a nivel perfil. El proceso es el siguiente:

Generales:

• Ingresar en Descripción el nombre del perfil.
• Seleccionar un estatus (Activo/Inactivo)

Permisos de acceso:

• Seleccionar los módulos y secciones que tendra habilitado el perfil, asi como seleccionar el tipo de edición o solo lectura.

Dashboard:

•  Seleccionar los KPIs y graficas que visualizará el perfil en la pantalla principal.
• Guardar.

En este apartado se realiza la configuraciòn de los diferentes formatos con los que cuenta el sistema.

Formato Venta/ Tipo impresora: Se configura a nivel posiciones y se determina la información que se mostrará al momento de realizar la impresión en formato carta.

Formato Venta/ Ticket termico: Configuraciòn de la Información que se mostrará al momento de realizar la impresión.

Formato Venta/ E-mail: Sección que permite configurar la información que será proporcionada al enviar el correo con el ticket del detalle de una venta, las opciones que se configuran para su visualización por el paciente es independiente a la que se determina al imprimir el formato de la venta de tipo ticket e impresora.

Formato Recibo de caja/ Tipo impresora: Se configura a nivel posiciones y se determina la información que se mostrará al momento de realizar la impresión en formato carta.

Formato Recibo de caja/ Tipo ticket termico: Se configura la información que se mostrará al momento de realizar la impresión y el cual corresponde al comprobante de un anticipo o pago recibido.

Formato Receta Médica: Se configura la información que se mostrará al momento de realizar la impresión, así como, la posición en la que se mostraràn los campos.

Formato Receta Optométrica/ Tipo impresora: Se configura la informaciòn que se mostrará al momento de realizar la impresión, así como, la posición en la que se mostraràn los campos.

Formato Receta Optométrica/ Tipo ticket termico: En esta opción se configura los datos que se mostrarán al realizar la impresión del ticket, asì como el tamaño del texto.

Formato Garantìa/ Tipo impresora:  Se configurá la informaciòn que se mostrará al momento de realizar la impresión, así como, la posición en la que se mostraràn los campos.

Formato Garantìa/ Tipo Ticket termico: En esta opción se configura los datos que se mostrarán al realizar la impresión del ticket, asì como el tamaño del texto.

• Productos/Lentes

• Usuarios

• Trabajos

Para la configuración de las etiquetas consulte la suguiente imagen, ya que esta le sera de gran utilidad en la configuracion de las mismas:

Nota: La imagen sirve de referencia para la configuracion  de las versiones 1 y 2.

El campo llamado "Versión Etiquetas" se refiere a la version  con la que se van a configurar las etiquetas:

Versión 1: Configuración de etiquetas de forma horizontal y contiene fuentes de codigo de barras estandar.

Versión 2: Configuración de etiquetas forma horizonta o vertical y contiene diferentes fuentes de codigo de barras (Numericos y Alfanumericos)

Sección que permite realizar la configuración a nivel seguridad del sistema:

Generales / Información

• Datos generales de óptica.
• Regimen fiscal: Regimen que sera aplicado para la generación de de Cfdis
• Impuesto. Impuesto aplicable en la región. (IVA, ITBMS, etc...)
• Moneda.Indica el tipo de moneda que se estará visualizando en la impresion de las ventas, por ejemplo: USD, Peso colombiano, Euro, etc..
• Simbolo de moneda. Indica el simbolo que representa la moneda que previamente configuramos.
• Zona Horaria.Modificación de zona de acuerdo en el país en el que se opere el sistema.
• Codigo telefónico país: Se aplica al realizar el alta del número telefonico del paciente, así como dato requerido para el envío de SMS.
• Link de acceso a clientes:No modificable. Este apartado aparece por default al contratar el sistema, informacion que aparece al imprimir el ticket y en cual los pacientes podras conocer el estatus de su trabajo.
• No. de Licencia. No. de Licencia asignado. No modificable.
• Región formato montos. Opcion de selección para determinar el formato de moneda que sera utilizado en el sistema.

Logo:

• SE RECOMIENDA UTILIZAR IMAGENES CON DIMENSIONES: ANCHO 124 PÍXELES, ALTO 76 PÍXELES.

Valores:

• Puntos en moneda.  En caso de implementar el monedero electrónico aquí se define el valor correspondiente a cada punto en pesos.
• Vigencia de puntos. Indica el  número de dias que los puntos estarán disponibles para su uso.
• Monto crédito. Es el valor de límite de credito que se asignará por default a los clientes que se den de alta en el sistema. Este monto se refiere a la cantidad máxima que los clientes podrán tener para realizar compras a crédito.
• Días para pago. El número de días para pagar que se asignará a los clientes por default. Este valor se refiere a la cantidad máxima de días que el cliente tendrá que pagar sus compras a crédito antes de ser marcados con mora.
• Días para próxima consulta. El número de días recomendado para agendar  la proxima cita, la cual se  visualizará al realizar una consulta
• Días default para entrega de trabajos. El nùmero de dìas recomendado para la entrega de un trabajo.
• Días default para entrega de apartador.El nùmero de dìas recomendado para la entrega de un apartado.
• Porcentaje de pago minimo requerido: Función que permirte establecer el porcentaje minimo como anticipo.
• Porcentaje de pago minimo requerido para enviar orden a laboratorio. Función que permite establecer el porcentaje que se recibira para que la orden de un trabajo pase a laboratorio.

Productos:

• Código automático productos. Indica la configuración para la generacion de codigo de barras (Alfanumericos o numericos)
• Autollenar campos al capturar el código en nuevo producto. Permite que los campos del formulario de un nuevo producto, (Descripción, tipo, marca, modelo, grupo, tamaño,color) se llenen automáticamente de acuerdo al codigo de producto y las posiciones definidas con respecto a los valores asignados en los catalogo. En caso de no requerir dicha funcionalidad, se recomienda deshabilitar la opción llamada: Autollenar campos al capturar el código en un nuevo producto.

Consultas:

• Capturar contraseña al registrar una nueva consulta optométrica. Se solicitará la constraseña del doctor al momento de realizar una consulta optométrica. De otra forma se obtendrá el usuario registrado.
• Capturar contraseña al editar una consulta optométrica. Determina si se solicitara la captura de la contraseña del doctor al momento de editar una consulta optométrica. De otra forma se obtendrá el usuario registrado.
• Capturar contraseña al registrar una nueva consulta médica. Se solicitará la constraseña del doctor al momento de realizar una consulta médica. De otra forma se obtendrá el usuario registrado.
• Capturar contraseña al editar una consulta médica. Determina si se solicitará la captura de la contraseña del doctor al momento de editar una consulta médica. De otra forma se obtendrá el usuario registrado.
• Capturar contraseña al registrar un nuevo paciente. Se solicitará la captura de la contraseña del usuario al momento de dar de alta a un paciente.
• Capturar contraseña al editar un paciente. Determina si se solicitará la captura de la contraseña del usuario  al momento de editar un paciente. De otra forma se obtendrá el usuario registrado.
• Número de identificación obligatorio en pacientes: Indique si dicho campo sera de captura obligatoria en los datos del paciente.
• Tipo de identificación obligatoria en pacientes: Indica si el campor de tipo de identificación sera de captura obligatoria en los datos del paciente.
• Búsqueda de pacientes solo por no. de identificación: Al seleccionar dicho opción solo se podra realizar la búsqueda de un paciente por el número de identificación ( RFC, NUIP, etc..)
• Validar que el no. de identificación de paciente sea unico: Al seleccionar dicha opción, no se permitira registrar un paciente si el no. de identificación ya ha sido registrado para otro paciente.
• Solo el médico que realizo la consulta puede editarla: Establece que solo se permitirá al usuario que genero la consulta la opción de editarla.
• Tiempo máximo para editar una consulta: Establece cual es el tiempo maximo que se permitira a un usuario realizar la edición de una consulta una vez capturada. Si se deja el campo en blanco no aplicará ningun límite.
• Citas: Define el horario de apertura y cierre para agendar citas.
• Tiempo por cita: Define la duracion de las citas.
• Enviar correo automático al crear una nueva cita:  Al seleccionar dicha opción, se enviará un correo electrónico al momento de registrar una cita en el sistema, el mail será enviado siempre y cuando se tenga un correo válido registrado del paciente.
• Plantilla correo nueva cita: Al contar con la opción anterior habilitada, se deberá seleccionar la plantilla que previamente fue creada y la cual se enviará de forma automática.
• Enviar un SMS automático al crear una nueva cita: Al seleccionar dicha opción, se enviará un SMS al momento de registrar una cita en el sistema, el mensaje será enviado siempre y cuando se tenga registrado un número válido de celular del paciente y se tenga contratado el servicio de mensajería SMS.
• Plantilla SMS nueva cita: Al contar con la opción anterior habilitada, se deberá seleccionar la plantilla que previamente fue creada y la cual se enviará de forma automática.

Venta:

• Comisión por ventas: En esta opción se podrán definir y  capturar los datos para el cálculo de comisiones de vendedores y médicos.
• Capturar contraseña al realizar una venta. Determina si se solicitará la captura de la contraseña del vendedor al momento de realizar una nueva nota. De otra forma se obtendrá el usuario registrado.
• Capturar contraseña al editar una venta. Determina si se solicitará la captura de la contraseña del usuario al momento de realizar la edición de una venta. De otra forma se obtendrá el usuario registrado.
• Descuento manual de venta habilitado. Permitirá a los vendedores capturar descuentos adicionales al momento de capturar la venta, ya sea el descuento por producto, el descuento de lentes, o el descuento sobre el total de la venta.
• Descuentos manuales en venta requieren autorización: Determina si al momento de aplicar un descuento en la venta, sera necesario que alguna persona con perfil de autorizador/ administrador, capture su contraseña para confirmar la operación.
• Permitir descuentos menores a los definidos en productos/lentes sin autorización. Permite al usuario aplicar descuentos en productos/lentes, siempre y cuando el importe sea menor al descuento asignado, lo cual no requiere autorización previa.
• Cancelación de ventas requieren autorización. Permite definir si la cancelación de la nota requerirá pasar por un flujo de autorización. En caso de estar seleccionada, cada vez que se aplique la cancelación de una nota, esta quedará en estatus de Por Autorizar Cancelación y se agregará en la sección de Mostrador/Autorización Cancelaciones. Será necesario realizar la autorización desde esta pantalla para realizar la cancelación definitiva de la nota.
• Totales de empresa editable en nota. Determina si se permitira modificar los totales de empresa, al momento de capturar o editar la venta.
• Capturar anticipos al realizar una Venta. Determina si al momento de crear una nota de venta se mostrará la opción al vendedor de capturar un anticipo.
• Bloquear venta a pacientes cuando excedan limite de crédito. Determina si al momento de realizar una venta, el sistema bloqueará a aquellos pacientes que excedan su límite de crédito o tengan pagos vencidos. De otra forma solo mostrará un aviso pero permitirá realizar la venta.
• Solicitar envío a backorder en venta. Determina si al momento de realizar la venta en mostrador de productos sin existencia, se preguntará al usuario si se desea enviar a backorder.
• Impresión automatica de nota. Determina si al momento de mostrar el formato de impresión de la venta, este se enviará a imprimir de forma automática.
• Solicitar siempre el pago de un anticipo al capturar una nueva venta:  En caso de seleccionar esta opción, no sera necesario preguntar si se requiere pagar un anticipo y siempre se enviará a la ventana de pago.
• Adición Obligatoria para lentes de Bifocales/multifocales. Solicitar la captura obligatoria de la adición cuando se seleccione un lente bifocal o multifocal.
• Permite capturar adición en lentes de cerca o lejos. Si se requiere capturar la adición la lentes de cerca o lejos es necesario hablitar esta opción.
• Altura de oblea obligatoria para lentes Bifocales/Multifocales. Solicitar la captura obligatoria de la altura de oblea cuando se seleccione un lente bifocal o multifocal.
• Distancia Nasopupilar obligatoría para lentes. Solicitar la captura obligatoria de la distancia nasopupilar cuando se seleccione un lente monofocal o bifocal/multifocal.
• Capturar productos fuera de inventario en venta: Permite realizar la venta de productos que nos encuentren en càtalogo al realizar una venta.
• Captura manual de precio de lentes en venta. Permite la captura manual del precio de los lentes en la venta.
• Imprimir el ticket desde el detalle de la venta: Imprimir el ticket desde el detalle de la venta.
• Imprimir la nota desde el detalle de la venta: Imprimir la nota desde el detalle de la venta.
• Enviar el ticket de venta por correo electrónico en detalle de venta: Permite la opción de enviar el ticket de venta por correo electrónico desde la pantalla de detalle venta.
• Solicitar confirmación para no capturar tarjeta en venta con puntos. Muestra un mensaje de confirmación al crear una venta que incluye productos con puntos cuando no se ha especificado una tarjeta.
• Permitir la modificación de Consulta/Doctor en la edición de la venta. Cuando se edita una venta sera posible modificar la consulta o doctor asignado.
• Modificar empresa en venta: Permite modificar la empresa asignada al paciente en la venta.
• Mostrar marca de agua en ventas canceladas: La marca de agua de cancelado se mostrará en la impresion del ticket.
• Mostrar marca de agua en presupuestos. La marca de agua de presupuestos se mostrará en la impresion del ticket.
• Capturar contraseña al crear/modificar una garantía: Determina si se solicitará la captura de la contraseña del usuario al momento de crear o modificar una garantía, de lo contrario se obtendrá el usuario registrado.
• Capturar contraseña al crear/modificar rectificaciones: Determina si se solicitará la captura de la contraseña del usuario al momento de capturar o modificar una rectificación, de lo contrario se obtendrá el usuario registrado.
• No permitir la venta de productos sin existencia: Al seleccionar dicha opción, no se permitirá realizar la venta de los productos que no tengan existencia en la sucursal, así como, no se podrán vender incluso si se encuentran dentro de las opciones de los paquetes creados, así como se validará que la cantidad a vender no sea mayor a la existencia actual.
• Permitir cancelaciones/ devoluciones en sucursales diferentes a la que se realizó la venta: Permite a los usuarios realizar cancelaciones y/o devoluciones en sucursales diferentes a la que realizo la venta. De contar con esta opción seleccionada y de requerir realizar una cancelación y/o devolución de una venta generada en otra sucursal, no se visualizarán los botones que permiten realizar lo anterior.

Trabajos:

• Entregar trabajos con saldo. Determina si el sistema permitirá asignar el estatus de entregado a un trabajo cuando la nota aun tiene saldo. Esta validación se presentará en la sección de cobro de nota y en el módulo de Mostrador/Entrega de trabajos.
• Capturar contraseña al cambiar estatus de trabajo. Determina si se solicitará la captura de contraseña al momento de realizar el cambio de estatus de un trabajo. En esta sección se solicitan dos usuarios: Usuario que entrega y usuario que recibe, cada uno indica quien entrega y recibe de forma fisica los trabajos.  
• Mostrar tabla de productos en la hoja de laboratorio. Muestra la lista completa de productos que integran la venta en la hoja de laboratorio.
• Mostrar lista completa de productos en la hoja de laboratorio.Se mostrará la lista completa de los productos de una venta en la orden de laboratorio.
• Mostrar comentarios de la venta en la hoja de laboratorio. Se imprimiran los comentarios realizados en la venta.
• Mostrar comentarios de laboratorio externo en la hoja de laboratorio. Se imprimirán los comentarios de laboratorio externo en la hoja de laboratorio.
• Mostrar código de barras de trabajos en hoja de laboratorio: Permite incluir el codigo de barras del trabajo en la hoja de laboratorio para su impresion.
• Mostrar datos del cliente en hoja de laboratorio: Los datos del cliente (Domicilio, teléfono y registro de contribuyente) se mustran en la hoja de laboratorio.
• Insertar salto de linea en impresión de hoja de laboratorio. Insertar salto de linea en impresión de hoja de laboratorio despues de cada trabajo.
• Incluir código de barras de Sucursal + Folio en hoja de laboratorio: Se incluirá en la hoja de laboratorio un código de barras que contiene el folio de la venta anexo a la clave de la sucursal.
• Incluir logo en hoja de laboratorio: Permite incluir el logo de la óptica en la orden de laborario. De mandar imprimir varias ordenes en un solo evento, el logo solo sera visualizado en la primera hoja.
• Enviar correo automático al marcar un trabajo como terminado: De seleccionar dicha opción y al cambiar el estatus de un trabajo ha "terminado en sucursal", el sistema enviará un correo automático al paciente con la plantilla que previamente fue creada y asignada a dicho permiso. En los datos del paciente, se deberá contar con un correo válido y capturado.
• Enviar SMS automático al tener un trabajo terminado: Se enviará un mensaje de texto al momento que un trabajo pase a un estatus de terminado en sucursal, el mensaje será enviado siempre y cuando se tenga un número de celular válido del paciente y se tenga contratado el servicio de SMS, el cual es independiente a la mensualidad de e-Optics online.
• Codigo barras hoja de laboratorio: Selección del tipo de codigo para ser mostrado en la hoja de laboratorio.
• Plantilla correo trabajo terminado. Selección de la plantilla que será enviada de forma automática y asignada al permiso de "Enviar correo automático al marcar un trabajo como terminado"
• Plantilla SMS trabajo terminado: Selección de la plantilla que será enviada de forma automática y asignada al permiso de "Enviar SMS automático al tener un trabajo terminado"

Caja:

• Mostrar ventana de impresión en anticipo: Ticket de venta, pago, recibo de pago o nota de venta. Indica si se mostrará de forma automatica la ventana de impresion del formato seleccionado.
• Mostrar ventana de impresión en pago total: Ticket de venta, pago, recibo de pago o nota de venta. Indica si se mostrará de forma automatica la ventana de impresion del formato seleccionado al realizar el pago total de una venta.
• Preguntar si se entrega el trabajo al realizar el pago del saldo. Cuando se realiza el pago de un trabajo en caja en el cual se cubre el saldo total, mostrará una ventana para confirmar si se entregará el trabajo al paciente.
• Imprimir el ticket de venta al realizar el pago. Permite imprimir el ticket de venta al realizar el pago.
• Imprimir la nota de venta al realizar el pago. Permite imprimir la nota de venta al realizar el pago.
• Imprimir el ticket de recibo de caja al realizar el pago. Este valor indica si los anticipos que se cobren por un usuarios diferente al cajero en turno, se deban confirmar desde la pantalla de Confirmación de anticipos que se encuentra en el módulo de caja.
• Imprimir la nota de recibo de caja al realizar el pago. Permite imprimir el recibo de caja al realizar el pago.
• Impresiòn automàtica de recibo de caja. Determina si al momento de mostrar el formato de impresión del recibo de caja este se enviará a imprimir de forma automática.
• Anticipos cobrados por vendedor requieren confirmación del cajero. Permite imprimir el recibo de caja al realizar el pago.
• Mostrar Registro de contribuyente en corte de caja: El registro de contribuyente del cliente se incluye en el corte de caja.
• Capturar contraseña al registar un pago de caja. Determina si se solicitará la captura de contraseña del cajero al momento de registrar el cobro de una nota es la sección de Caja/Notas por cobrar.
• Imprimir recibos anteriores al realizar pago: En la pantalla de pago de caja, se mostrará la opción de imprimir los recibos de pago anteriores una vez realizado el cobro.
• Imprimir razón social en reporte del turno de caja: Permite la visualización de la razón social del negocio y la cual se tiene capturada en el sistema.
• Imprimir registro de contribuyente en reporte de turnos de caja: Permite la visualización del RFC del negocio y la cual se tiene capturada en el sistema.

Empresas:

• Avisar si hay un turno de caja abierto cuando se realice un pago de empresa. Permite mostrar un aviso cuando se requiera hacer un pago de empresa y no haya un turno de caja abierto.

Compras:

• Asignar en automático el proveedor a los productos al capturar una compra. Cuando se captura una compra en el sistema, el proveedor seleccionado se asignará en aitomatico a los productos comprados.
• Actualizar precio de productos al realizar una compra. Cuando se captura una compra en el sistema, el costo de compra del producto se actualiza automáticamente con el monto de compra registrado.
• Incluir impuesto al actualizar precio de productos en compra.Cuando se captura una compra en el sistema, el precio de compra del producto se calculará considerando el impuesto aplicado al total de la compra.

Sitio de pacientes.

Funcionalidad que permite configurar las opciones que estarán disponibles en el sitio de pacientes:

• Mostrar estatus trabajos.
• Mostrar historial clínico.
• Mostrar promociones.
• Mostrar consulta de puntos.
• Mostrar comentarios y sugerencias.
• Permitir acceso directo con código QR.
• Acceso al sitio por medio de número de paciente o correo electrónico, esta última opción deberá estar capturada en los generales del paciente.
• Subir archivo de  aviso de privacidad.
• La fecha de nacimiento es un dato obligatorio, por lo que este deberá estar capturado en los generales del paciente.

Consultar configuración,aquí

Configuración correo de salida.

Sección que permite configurar un correo de salida para las diferentes secciones del sistema: Telemarketing, envío de contraseña a usuario, facturación electrónica, citas, etc.

Al ingresar se visualizarán los campos que de acuerdo al dominio deberán ser completados, dicha información es proporcionado por el proveedor de correo:

De igual forma, el sistema tienen la funcionalidad del enviar los correos automáticos desde una cuenta genérica, dicha dirección es propiedad de e-Optics y solo es de salida, no aceptando correo entrante.

Lo anterior, solo está disponible para el envío automático del ticket de venta, el cual se obtiene ingresando al detalle de una nota, nueva cita y entrega de trabajos con estatus de terminado en sucursal.

Avisos

En esta sección se configuran los avisos que serán publicados en las diferentes secciones del sistema,como son:

• Sitio clientes.

• Personal interno.

• Nota de venta.

Al ingresar se visualizarán los avisos que sean han creado, la sección en la cual se muestran, asi como, el estatus de cada uno:

Editar: Permite modificar la información del aviso.

Nuevo aviso.

• Seleccionar la imagen que llevara el aviso.

• Nombre: Asignación de nombre.

• Estatus: Seleccionar Activo o Inactivo.

• Texto: Descripción del aviso.

• Seleccionar en que sitio se mostrará: Clientes, Interno, o venta. (una, varios o todos)

• Guardar.

Configuración comisiones.

El objetivo es realizar la configuración del tipo de comisión que sera aplicado, asi como la forma del calculo del mismo y determinar si la comisión aplicará para el usuario que realice el presupuesto o bien, para aquel que genere la venta.

La pantalla cuenta con las siguientes opciones:

Comisión por venta.

• Ninguno.
• Sobre ventas realizadas.
• Sobre ventas saldadas.
• Sobre producto entregado.
• Sobre ventas realizadas.

Forma de calculo.

• % Porcentaje usuario.
• % Porcentaje por tipo de producto.

Comisión aplica a quien realizó el presupuesto.

• En las ventas que provengan de un presupuesto previo, la comisión aplicará a la persona que haya realizado el presupuesto en lugar de quien haya realizado la venta.

Ir a comisiones por tipo de producto.

• Configuración del porcentaje que aplicará para el pago de comision por tipo de producto.

Comisión general. En caso de requerir que el porcentaje de comisión a pagar sea en lo general, es decir el mismo porcentaje para todos los usuario que cuente con el perfil de mostrador, asi como un porcentaje igual para todos los doctores, el proceso es el siguiente:

• Seleccionar el tipo de comision por ventas.
• En forma de calculo seleccionar % por usuario.
• Seleccionar si la comisión aplica a quien realizó el presupuesto.
• Ingresar el porcentaje de comision para el perfil de mostrador.
• Ingresar el porcentaje de comision para doctores.
• Guardar.

Comisión por usuario y sucursal. En caso de requerir diferentes porcentajes de comisión por cada uno de los usuarios y sucursales el proceso es el siguiente:

• Seleccionar el tipo de comision por ventas.
• En forma de calculo seleccionar % por usuario.
• Seleccionar si la comisión aplica a quien realizó el presupuesto.
• Los campos de porcentaje de comisión y porcentaje de comisión doctores debera permanecer en blanco.
• Guardar.

• Ingresar a la opción de Ir a comisiones por tipo de usuario.
• Realizar un búsqueda personalizada por medio de los filtros que se visualizan en la pantalla.
• Definir el porcentaje por cada uno de los usuarios y sucursales que se tengan disponibles.
• Guardar.

Comisión por tipo de producto. En caso de requerir que la comision se calcule por tipo de producto, el proceso es el siguiente:

• Seleccionar el tipo de comision por ventas.
• En forma de calculo seleccionar % por tipo de producto.
• Seleccionar si la comisión aplica a quien realizó el presupuesto.
• Guardar.

• Ingresar a la opción de Ir a comisiones por tipo de producto.
• En codigos generales, se mostrarán los tipos de productos de forma global, en la segunda partida se mostrarán los tipo de productos que se tenga categorizados en el sistema. De requerir aplicar un porcentaje de comisión para lentes, de deberá realizar en la primera sección en el apartado de lentes.
• Ingresar el porcentaje de comision para el perfil de vendedor y doctor
• Guardar.

Realizada la configuración correspondiente y conforme sean generadas lea ventas en el sistema, se podra consultar el resultado de las comisiones en el módulo de reportes/comisiones por ventas.

Datos de facturación.

Sección que permite realizar la configuracion de los valores para la emision de CFDI, asi como los porcentajes de IVA por tipo de producto.

Configuración CFDI´s

e-Optics cuenta con la funcionalidad de realizar la emisión de CFDI´s por medio de un proveedor externo. El servicio de facturación es un servicio adicional e independiente al costo del sistema y solo estará disponible para territorio mexicano. Para mayor información comuniquese con su asesor.

En esta sección, se configurarán algunos parametros que son obligatorios para realizar una factura por cada venta generada, o bien de forma global.

En la siguiente pantalla, se muestran por default las claves de los productos que el SAT determina según el tipo de producto o servicio que se va a facturar, estas cuatro opciones son las mas comunes en el ramo óptico: Tipo producto, Tipo lentes, Tipo lentes de contacto y Paquetes, sin embargo, de acuerdo a los diferentes tipos de producto que maneje en la Óptica, podra asignar la clave del servicio del SAT.

Tipo: Se refiere al tipo de producto que tengamos dado de alta en el sistema.

Clave producto servicio SAT:  Clave que determina el SAT por cada tipo de producto o servicio.

Clave unidad SAT:  Clave que determina el SAT por cada unidad del producto o servicio.

Identificador interno: Identificador que se asigna por cada tipo de producto a nivel interno y el cual es independiente al codigo de barras de los productos.

Objeto de impuesto: Determina si el tipo de producto sera sujeto al desglose de impuestos, o no.

En caso de contar con varias sucursales contratadas y que requieren realizar facturas electronicas (CFDI), se cuenta con la funcionalidad de asignarles una serie para su identificación, la cual de igual forma debe ser configurada en la plataforma del facturador.

Nota: La generación de CFDI no esta disponible para el Marketplace.

IVA por tipo de Producto.

Opción que permite configurar diferentes porcentajes de IVA por tipo de producto para su desglose al generar la nota de venta, dicha opción NO esta disponible para aquellos clientes que cuenten con el servicio de facturación electronica, ya que el alcance del mismo es a nivel venta y no para la emisión de CFDI´s.

Seleccionar la opción llamada General, se mostrará la información de los diferentes tipos de productos que se tengan capturados en el sistema, la primera sección se conforma de Códigos generales, los cuales englobal todos los tipos de productos, lentes graduados, lentes de contacto y paquetes.

En caso de requerir diferentes porcentajes de IVA, la captura del mismo se deberá realizar en la sección llamada.Tipos de productos.

Al concluir con la asignación, clic en guardar.

CONSIDERACIÓNES:

En caso de no capturar ningun valor en ninguna de las dos secciones antes mencionadas, el porcentaje de IVA se tomará para su desglose en la venta, del valor configurado en el módulo de configuración/ valores/Información/ impuesto.

Dependiendo de la opción que se encuentre seleccionada y que sea mostrada en primer plano, sera la configuración que se tomara para el desglose de IVA en la venta.

La visualización del desglose de impuestos en la impresion del detalle de venta, se realiza en el módulo de Configuración/ Formatos de Impresión/ Formato venta/ tipo impresora o ticket.

La opción de General, no la deberán considerar aquellos clientes que cuenten con el servicio de Facturación electronica (CFDI´s)

Plantillas Mensajes.

Permite crear diferentes plantillas para el envío de SMS, dichas plantilas estarán disponibles en las secciones de citas, entrega de trabajos, y el módulo de telemarketing.

Al ingresar a dicha sección, se visualizarán aquellas plantillas que han sido creadas y las cuales contarán con la opción de editar o borrar, esta última solo estará disponible si aún no se han enviado desde las secciones donde se cuenta con la funcionalidad de enviar SMS.

Nueva plantilla mensajes.

La creación de una nueva plantilla se realiza en la opción de nuevo + al ingresar se visualizará la pantalla en la cual se captura los datos solicitados.

Descripción: Nombre de la plantilla.

Texto: Información que incluirá el mensaje de texto, es importante que de requerir que el nombre del paciente o nombre completo del mismo sea incluido en el mensaje, capturarlo con el formato que se indica en el recuadro amarillo, para el caso de una plantilla de citas se deberá ingresar el indicador como se muestra, y el cual hace referencia a la fecha y hora que tiene la cita agendada por medio del sistema e-Optics online:

Un vez capturada la información, clic en Guardar.

NOTA: Es importante que tome en consideración los parámetros que se incluirán en las plantillas, las cuales deberán capturarse entre corchetes de acuerdo a las palabras claves disponibles, ejemplo:  Estimado [Paciente], le informamos que su cita ha sido agendada para el [Fecha] en un horario de las [Hora]

[Fecha] y [Hora] solo se utilizan al generar una plantilla de citas.

Plantillas Correos.

Permite crear diferentes plantillas para el envío de correo electrónico, dichas plantillas estarán disponibles en las secciones de citas, entrega de trabajos, y el módulo de telemarketing.

Al ingresar a dicha sección, se visualizarán aquellas plantillas que han sido creadas y las cuales contarán con la opción de editar o borrar, esta última solo estará disponible si aún no se han enviado desde las secciones donde se cuenta con la funcionalidad de enviar correo electrónico.

Nueva plantilla correos.

La creación de una nueva plantilla se realiza en la opción de nuevo +, al ingresar se visualizará la pantalla en la cuál se capturan los datos de  la plantilla a generar.

Descripción: Nombre de la plantilla.

Texto: Es importante que de requerir que el nombre del paciente o nombre completo del mismo sea incluido en el texto, deberá ser expresado con el formato que se indica en el recuadro amarillo, para el caso de una plantilla de citas se deberá ingresar el indicador como se muestra, y el cual hace referencia a la fecha y hora que tiene la cita agendada por medio del sistema e-Optics online:

Estatus mensajes SMS (Interfaces externas)

Al contar con el servicio contratado de envio de SMS, podra consultar por un rango de fechas el estatus, la confirmación de entrega y los créditos descontados por el tipo de mensaje enviado a los pacientes. En el campo de mensaje,se mostrará el texto de la plantilla enviada.

Equipos Autorizados

El objetivo es delimitar el acceso al sistema e-Optics online desde otras ubicaciones que no sea la óptica o negocio, para contar con lo anterior, es necesario instalar en cada uno de los equipos que se encuentren en la óptica el instalador e-Optics Launcher y asignar el valor parametrizable por usuario llamado: Acceso solo desde equipos autorizados, el cual se encuentra en Configuración/ edición o nuevo usuario/generales.

Nota: e-Optics Launcher solo esta disponible para e-Optics online y con sistema operativo Windows.

En la pantalla de búsqueda se visualizan aquellos equipos que han sido registrados, cada uno de dichos registros cuentan con la opción de detalle, en la cual se muestra el nombre del equipo y un casilla sombreada de registrado.

De igual forma se cuenta con la opción de borrar, lo cuàl al realizar dicha acción el equipo dejara de contar con la restricción de:Acceso solo desde equipos autorizados. De realizar lo anterior, no olvide actualizar el permiso a nivel usuario.

Alta de nuevo equipo.

Clic en el botón de nuevo,capturar la descripción con la que se identificará el equipo a registrar y por la cual solo tendran acceso al sistema desde la sucursal. Clic en Guardar.

Al guardar la descripción del equipo se visualizará la siguiente pantalla, copiar el identificador unico el cuál esta conformado de números y letras. Una vez realizado lo anterior, clic en DESCARGAR E-OPTICS LAUNCHER

Al realizar la descarga, se muestra la siguiente pantalla donde primeramente debera aceptar el uso de cookies:

Posteriormente  dar clic en el botón de INSTALAR, una vez confirmado los datos que en ella se solicitan, clic en el botón de INICIAR. El sistema descargará el instalador en el cuál daremos clic en Descargar:

Al concluir con lo anterior, clic derecho en el ejecutable y seleccionar abrir. Se mostrará la siguiente imagen que nos indica que se esta iniciando la aplicación:

Se mostrará un cuadro de dialogo donde se deberá confirmar su instalación.

Al dar clic en instalar, la aplicación realiza su ejecución:

Adicional a lo anterior, se mostrarà la siguiente ventana donde se da clic en la opción Más información.

Clic en la opción Ejecutar de todas formas

Al concluir y en la barra de tareas del equipo, se mostrará el icono que representará a e-Optics Launcher, y en la cúal se debera registrar el nombre de la instancia con la que ingresan al sistema e-Optics online. Ejemplo: https://www.eoptics.mx/nombre de la óptica y el codigo del equipo que se refiere al identificador unico.

Al dar clic en registrar, se mostrará una alerta de registrado correctamente, clic en aceptar.

Al concluir con el proceso antes descrito, se habilitarà en el escritorio del equipo registrados y autorizado el logo de e-Optics launcher, acceso por el cuàl deberan ingresar los usuarios que cuenten con la restricciòn de acceso solo desde equipos autorizados. De ingresar directamente por la web se mostrarà la siguiente alerta:

Editar mis datos de usuario.

Permite realizar la actualización de los datos generales del usuario.

Cambiar mi contraseña.

Permite realizar el cambio de contraseña.

Acerca de..

Versión del sistema.